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档案室建立方案

更新时间:2023-09-10 10:32:39 编辑:www.wenshu999.com

  【1】

  第一步:寻找合适的空间:

  档案库房面积要求满足单位档案管理需要,并有一定预留空间(20-30年); 第二步:装修档案室:

  档案库房要实现“三铁”:铁门、铁窗、铁柜(架);档案库房要达到“八防”要求:防火、防盗、防光、防潮、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物(虫、霉、鼠等)。

  第三步:根据空间面积大小,设计内部设施摆放方式及位置。 第四步:定制或者购买档案室设施设备:

  (1)档案盒:使用无酸纸封底面、档案盒; (2)档案柜(架)数量充裕而且质量好:

  ①档案柜(架)以能放A4规格的为好;

  ②档案柜(架)数量要求能满足今后20-30年左右发展的需要,越充裕越好。

  (3)根据实际需要配备必要的管护设备

  第五步:建立档案管理制度:

  第六步:请相关部门人员参与装封、摆放档案资料。 第七步:建立档案目录及电子目录。 第八步:前台行政文员兼管理档案室。

  档案室设施设备预算表

  以下为网络参考价

  预计费用为:7000.00元(不含装修费用)

  建立档案室的基本要求

  一、各档案库的建筑及技术参数:

  1、各馆室的最小面积应能容纳目前各资料存放,还必须考虑一定的发展空间。

  2、地板承重最大容量为1240公斤/m2,采用密集架时应不大于1200公斤/m2。

  3、密集柜每组分为六层搁板,每层搁板承重为80公斤,柜体自重为80公斤。

  4、每组柜体存放档案盒的多少根据档案盒尺寸来计算。

  5、一般档案室门高2m,宽1m,特殊档案室可加高,加宽门。要求门窗必须加防尘橡胶条密封,窗户建议采用防盗窗,门采用防火、防盗门。

  6、给水管、排水管、雨水管不宜穿越档案室,消防栓不应设在档案室内,应设在明显而又易于取用的走廊内或楼梯间附近。

  7、空调安装位置应避免空调出风直接吹向文件资料。

  8、馆室内应避免真菌、霉菌等微生物的繁殖,防止啮齿类动物(如老鼠等)的存在。管道通过墙壁或楼、地面处均应用不燃材料填塞密实,其他墙身孔洞也应采取防护措施,底层地面应采用坚实地坪。

  二、档案室的采光、通风要求

  1、采光度(自然光和人造光)两种,在正常的情况下,我门应该采用自然光照射,但在条件不允许的情况下,我们应采用人造光来照明。

  2、档案室、查阅档案及其他技术用房应防日光直射,并均应消除紫外线对档案、资料的危害。

  3、档案库和查阅档案等用房采用人工照明时,应选用防爆灯,防止用电时间过长发生失火。当采用荧光灯时,应有过滤紫外线和安全防火措施。

  4、档案室通风也应采用自然风,如果采用不方便的情况下我们也可以使用空调进行通风。

  三、档案室温湿度要求

  1、不论气候条件如何,有条件的情况下均应设置长年的温控装置,温度相对湿度要求如下表。

  温湿度范围 温度 14~24 不小于14 不大于24,有温度调节设备的,温度的日变化幅度不得超过温度 ±2相对湿度 45%RH~60%RH 不小于45%RH 不大于60%RH,有湿度调节设备的,相对湿度的日变化幅度不得超过±5%注意温、湿度的测量点,是指在距地板以上1.5m和距书架柜前0.4m处测量的数值。

  2、对于干燥的地区可采用加湿机,定期用湿拖把布拖地板来保证环境湿度。

  3、湿度过大的地区,如南方地区可采用抽湿机。

  4、档案库不宜采用以水、汽为热媒的.采暖系统。确需采用时,应采取有效措施,严防漏水、漏汽,且采暖系统不应有过热现象。

  四、档案室洁净度要求

  1、地面、墙面、顶棚面采用不起尘的材料。

  2、开向室外的门窗宜设置纱门、纱窗,外窗应具有较好的防尘功能。

  3、定期打扫室内卫生,清洗防尘网。

  五、档案室防雷接地要求

  1、机房建筑以钢筋混凝土结构为宜;计算机机房的保护接地应与建筑的防雷接地共用一组接地体。

  2、接地引入线的长度不应该超过30m,其材料宜采用截面积40mm×40mm或者50mm×50mm的镀锌扁钢。接地线不得使用铝材,不同金属互连时,应防止电化腐蚀。 六、档案室电源要求

  1、如果电压稳定性不能满足要求,应采用调压或稳压设备满足电压波动范围要求。

  2、计算机机房或数据机房要求交流电不间断或无瞬变的通信负荷,应采用UPS供电系统或逆变器供电系统。

  3、蓄电池一般设计两组并联,UPS蓄电池一般只设计一组,UPS设计需要设计冗余备份,可以采用串联或并联方式。采用逆变器/UPS时,主要逆变器按最大功率确定,有条件最好配备一台备用。

  4、档案馆室内照明的照度标准应符合规范要求。

  【2】

  按照集团公司有关档案工作文件精神,我部组织对各部门档案数量情况进行了摸底汇总,见下表:

  档案数量情况调查统计表

  根据摸底情况,对档案室提出如下建议:

  方案1:

  为强化档案管理,使档案更有效地为公司管理、经营、研究等各项工作服务,按照公司安排,特制定办方案:

  一、地点

  档案库房面积要求满足单位档案管理需要,要达到“八防”要求:防火、防盗、防光、防潮、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物(虫、霉、鼠等),建议设置地点为:

  A:活动室旁会议室

  二、人员设置:1人,具有相关档案管理专业知识。

  三、主要设备:

  定制或者购买档案室设施设备:

  (1)档案盒:使用无酸纸封底面、档案盒; (2)档案柜(架)20个:

  ①档案柜(架)以能放A4规格的为好; ②档案柜(架)以密集柜为主、书架为辅。

  (3)档案管理软件:方正博通档案信息综合管理系统,现为集团公司较多单位所采用。

  (4)相关设备:电脑一台。 四、管理范围:

  1、常用资料建议不归档管理。

  2、鉴于财务会计凭证机密性及磅单数量较大,建议仍由经营部自行保管。

  3、其他资料以拟定的档案管理办法要求按时间归档。

  方案2:

  按照档案管理要求,档案存放应满足20年存放要求,以方案1所提档案管理地点过于狭小,无法满足长期档案存放要求。鉴于目前物流项目开工,相关规划正在设计之中,建议在规划中加入档案室,按照相关要求设计,一次性投资,从而达到管理要求。

  在档案室未设立之前,仍然实现归口管理,由综合部牵头,指导各部门档案管理,按照公司拟定的档案管理办法及时收档,为档案室设立打下良好基础。

  为避免重复投资造成资源浪费,建议采纳方案2。