会议方案是召开大中型会议之前，对会议如何召开所作的预想性方案，是一种书面文字材料。会议方案定得好，对会议的成功有很大帮助。并非任何会议都要写会议方案的，只是对那些较重要的.、规模较大的、时间较长的大中型会议才写会议方案。例如：党大会、人代会等都要写会议方案。一般小型的会议，到会人数不多、时间不长，用不着写会议方案。
会议方案的种类
(1)代表会议方案。代表会议一般参加人数较多，召开时间较长，会议程序严格，而且不同级别的代表会，有不同要求，其方案也比较复杂。
(2)工作会议方案。工作会议，虽然不象代表会议在程序和规格上要求那样严格，但在材料的准备工作上有自己突出的特点。
(3)表彰奖励性会议方案。表彰奖励性会议除会议本身之外，因涉及到奖旗、奖状、奖品之类，在财务和物资方面需要做好准备，其会议方案比较复杂。
会议方案的特点
(1)预想性。会议方案是在会议召开之前制定的。对为什么召开这次会议，怎样召开这次会议，会议将达到什么效果，都要事先做出设想和安排。这种设想和安排，一方面要根据实际情况进行，另一方面要凭以往经验。对如何开好会议预想得越周到、越细致越好。
(2)程序性。凡召开会议必有一定程序，有些会议其程序大体都是固定的，因此在制定会议方案时，不能不根据某种会议的特点和要求，确定其基本程序，以保证会议进然有序地召开。
(3)请示性。写会议方案还有一个目的，那就是请示上级领导部门批准召开这次会议，如这次会议的规模、程序、开法、经费使用等是否合适，请示审查批准。
接待会议方案
一、会前准备工作
1、组织会务班子、明确工作职责。大型会议还要制定详细的会务工作方案。
2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。
3、印刷会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。
4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。
5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。
6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。
（1）悬挂会标、徽记、旗帜登。
（2）设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，拜访席签、话筒，并保证音响效果。
（3）确定会议桌摆放形式，明确划分分会场区域，并使与会者明确。
（4）保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。
（5）摆放适宜花卉。
7、后期服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。
8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。
9、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。
二、会务组织与服务工作
1、会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况。
2、搞好会议签到、材料分发。
3、落实主席台领导、发言人是否到齐。
4、按预订方案组织与会人员由前向后以此就座。
5、维持好会场秩序。会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场；开会期间关闭手机，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。
6、做好会议纪录，写好会议简报。
7、组织照相。
8、为与会人员预订车、船、机票等。
三、会议善后工作
1、会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。
2、组织送站。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。
3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。
4、做好会议报道工作。