人在职场,学会打电话是非常重要的。因为电话是公司的窗口,很多业务的第一次接触都是通过电话。今天就给大家介绍一下优雅女人是如何掌握电话礼仪的。
听 电 话
公司接听电话应该是非常正规的——在礼貌称呼之后,先主动报出公司或部门的名称。
如:“您好,这里是**公司,请问您找哪位?”。
很多人会习惯性的有防备意识或觉得不重要,接听电话时不报备自己的岗位或名字。
但往往在这些小细节方面才是体现教养的礼貌性。
在长途电话的礼仪细节中,当你给别人打长途电话请求别人的帮助,如果对方正好不在,你应该选一个合适的时间再打过去,最好不要让对方回电。
如果打电话拨错了号码,应当礼貌地说一声“对不起,我拨错了号码”。
如果接到拨错的电话,应当客气地告诉对方打错了,请他重拨,不要使对方难堪。
如果是在跨国公司的办公室,来电必须在第二声铃响之后迅速接起,如果在铃响超过三声后才接听,就要礼貌地说一句“抱歉,让您久等了”。
当来电话的人说明要找谁之后,通常有三种情况:
一是刚好是本人接电话;此时应该回答“我就是,请问您是哪位?”
二是本人在,但不是他接电话,需要转接;此时应该这么说“他就在旁边,请稍等。”或者“请稍等,我帮您转过去,请问您贵姓?”。
三是他不在办公室。
接电话的人要这么说“对不起,他刚好出去了,您需要留话吗”不要只说一声“不在”。
还有一种情况是,如果你和某人正在他的办公室谈话,此时电话突然响了,该怎么办呢?当对方接到紧急电话时,你需要请求是否要避嫌“请问,我是不是该出去一会儿呢?”。
第二是谈话中你接到紧急电话,你应该这么说“对不起,我得接个电话”。
总之,接电话的礼仪就是不要留下不愉快的交流,给人好的心情,自己心情也会变好。
秘 书 应 有 的 电 话 礼 仪
秘书就是一个企业的窗口,很多人都是通过这个职务来认识企业的商务形象。
作为一名秘书,要懂得基本的商务礼仪,特别是电话礼仪。
很多公司应聘秘书的要求也有考核面试者是否有良好的电话礼仪。
商务环境中,秘书接听电话时,首先要能区分什么电话需要她本人直接转给老板,什么电话需要她自己来处理,而什么电话又需要转给其他的人。
换句话说,作为秘书,一顶要多了解公司,清楚什么人负责什么事,以便当老板不在的时候,知道将电话转给其他也有能力解决此类问题的人。
这对秘书职业素质的培训至关重要。
做 好 电 话 留 言
当别人给你打电话时,礼貌的做法是当天回电给对方。
如果你没接到电话,最好是两天之内回电。
如果你实在没办法立即回电,那么,在两天之内,请别人替你回电。
在办公室里,当你接听恰好外出办事的同事的电话时,要替同事做好电话留言,包括来电者的姓名、电话。
在家中也是一样。
无论是生活中,还是工作中,我们都应当多替他人想。
现在很多人都在电话上安装了录音装置,外出时将其打开,就可以把打来的电话留言录下来。
在录制自己的话音时,要注意措辞。
如果是公司电话,可以这么说“您好,这里是**公司,我们的办公时间是工作日早九点到晚五点。
请您听到提示音后留言,谢谢!”
如果是住宅电话,直接说“您好,请留言,谢谢”便可,而不必过多透露个人消息。
给别人留言时,最重要的是清晰地说出你的姓名,慢慢地讲出你的回电号码和简洁的信息,最好能将电话号码慢慢地重复一遍。
拿破仑.希尔曾这样说过:“世界上最廉价,而且能得到最大收益的一项物质,就是礼节”。
过去我们可能不在意,但当大部分人都不注意的时候,就要提醒自己了。
接听电话前
1、准备笔和纸:如果大家没有准备好笔和纸,那么当对方需要留言时,就不得不要求对方稍等一下,让宾客在等待,这是很不礼貌的。
所以,在接听电话前。
要准备好笔和纸。
2、停止一切不必要的动作:不要让对方感觉到你在处理一些与电话无关的事情,对方会感到你在分心,这也是不礼貌的表现。
3、使用正确的.姿势:如果你姿势不正确,不小心电话从你手中滑下来,或掉在地上,发出刺耳的声音,也会令对方感到不满意。
4、带着微笑迅速接起电话:让对方也能在电话中感受到你的热情。
接听电话
1、三声之内接起电话:这是星级酒店接听电话的硬性要求。
此外,接听电话还要注意:
①、注意接听电话的语调,让对方感觉到你是非常乐意帮助他的,在你的声音当中能听出你是在微笑;
②、注意语调的速度;
③、注意接听电话的措辞,绝对不能用任何不礼貌的语言方式来使对方感到不受欢迎;
④、注意双方接听电话的环境;
⑤、注意当电话线路发生故障时,必须向对方确认原因;
⑥、注意打电话双方的态度。
⑦、当听到对方的谈话很长时,也必须有所反映,如使用“是的、好的”等来表示你在听。
2、主动问候,报部门介绍自己;
3、如果想知道对方是谁,不要唐突的问“你是谁&rdquo可以说“请问您哪位”或者可以礼貌的问,“对不起,可以知道应如何称呼您吗?”;
4、须搁置电话时或让宾客等待时;应给予说明,并致歉。
每过20秒留意一下对方,向对方了解是否愿意等下去。
5、转接电话要迅速:每一位员工都必须学会自行解决电话问题,如果自己解决不了再转接正确的分机上,并要让对方知道电话是转给谁的。
6、对方需要帮助,大家要尽力而为:作为酒店的员工应尽力去帮助宾客,对于每一个电话都能做到以下事情①、问候 ②、道歉 ③、留言 ④、转告 ⑤、马上帮忙 ⑥、转接电话⑦、直接回答(解决问题) ⑧、回电话
7、感谢对方来电,并礼貌地结束电话:在电话结束时,应用积极的态度,同时要使用对方的名字来感谢对方。
8、要经常称呼对方的名字,这样表示对对方尊重。
9、当手机出现未接电话时要及时回复短信或者电话,询问是否有要事等。
10、若非有要紧事,晚上十点后尽可能不要给任何人打电话,以免打搅别人休息。