第一行正中写“慰问信”三个字;如果写成“ 致 慰问信”,那么“慰问信”三个字可移至第二行写在中间。
接着换一行顶格写受慰问的单位或者个人的称呼。写单位要写全称;写个人，要在姓名之后加上称呼如“同志”“先生”“师傅”之类，后边用冒号。在个人姓名前边，往往还要加上“敬爱的”“尊敬的”“亲爱的”等字样，以表示尊重。
然后另起一行，空两格起写正文。正文的内容，应该先说明写慰问信的原因，或是因为对方在四化建设中取得了成绩，或是因为对方遭到了暂时的困难和挫折。其次叙述对方的模范事迹或遇到的困难时表现出来的高尚品质，并向对方表示慰问。再次，写一些鼓励和祝愿的话。接着在正文后面或是另起一行空两格写“祝”“此致”,然后在下一行顶格写“节日愉快”“取得更大的成绩”“敬礼”等。署名要写在另起一行的右半行。如果写慰问信的单位、个人不止一个，也都要一一写上。
日期写在署名的下边，年、月、日都要写上。
写慰问信要注意下面两点：
一、要根据所慰问的不同对象，确定信的内容。对在四化建设中有贡献的集体和个人，应侧重于赞颂他们的巨大成绩;对遭到暂时困难的集体和个人，则应侧重于向他们表示关怀和支持。
二、字里行间要洋溢着同志间深厚感情，要充分体现组织的关心和温暖，使受慰问者在精神上得到安慰和鼓励，增强克服困难的勇气和继续前进的信心。慰问信的抒情性较强，语言亲切、生动。
范文
王×：
分手两个多月，甚是惦念。昨日，我到陈×家才得知你患××病，已入院治疗。这种病我在一家医学杂志上看到，要注意饮食调理，中药治疗效果较好，我不妨推荐你找中医看看。只要你治疗及时，想必很快痊愈。
身体是工作的本钱，我们都还年轻，小病小灾抗一抗就过去了，但也不能拿身体当儿戏，望你多多保重，好好休养。
祝你
早日恢复健康!
好友：刘×
×月×日