第一步标题
比如下图，标题可以直接书写为“邀请函”三个字，或者是“活动名称+邀请函”。需要注意的是邀请函”三字是完整的文种名称，与公文中的“函”是两种不同的文种，因此一般不能拆开书写，比如：“邀请XXX函”。
第二步称呼
比如下图，称呼的写法“敬语+姓名+后缀”，敬语比如：亲爱的.、尊敬的，后缀比如；先生、女士等，这样的邀请函是发给个人的。还有邀请函是发送给公司的，一般书写“公司全称”就可以。再有就是网络，媒体或报刊上公开发布的邀请函，没有明确的对象，可省略称呼，或以“敬启者”统称。
第三步正文
正文一般先要交代活动的背景、目的。接着注明具体活动，比如：活动时间、地点、名称等，接下来写邀请语，比如：“特此邀请您参加”。最后，可以写上敬语，比如下图。也可省略。
第四步落款
比如下图，落款注明举办单位，并盖章，写明具体的邀请时间。